Aprenda a gerir e monitorar os indicadores da área Fiscal

Por meio de um passo a passo simples, você gerencia melhor seus processos e permite aperfeiçoá-los

Planilhas e mais planilhas que, se apresentadas a um leigo, assustariam por sua extensão e complexidade. Milhares de tributos e obrigações fiscais que são diariamente modificados, tornando quase inviável a atualização, a adequação e a correção completa de seus pagamentos. Essas dificuldades fazem parte do dia a dia de qualquer profissional que atua nas áreas Fiscal e Tributária, que já estão acostumados à imensurável complexidade de seu ofício. Poder-se-ia até dizer que seria impossível, além de executar todas as tarefas cotidianas, criar indicadores de performance e, mais ainda, geri-los e monitorá-los.

“Se você não mede algo, não pode aperfeiçoá-lo”, responderia Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna. Independentemente de sua área de atuação, é sempre recomendável encontrar formas de medir e parametrizar seu trabalho, pois é a melhor maneira de identificar os pontos positivos e negativos e acompanhar aquilo que está progredindo ou retrocedendo.

Pode soar estranhamente para os outros, mas você, profissional dessas áreas, ao contrário, sabe como os indicadores são indispensáveis ao seu dia a dia, tanto para gerar conhecimento sobre o processo como para fundamentar a tomada de decisão. Mas nosso objetivo, aqui, não é ratificar a importância das métricas, mas sim ajudá-lo na gestão e monitoramento delas.

Muitas vezes, temos os indicadores todos bem definidos, mas pecamos em sua gestão. Isso pode afetar sua eficiência e, em última instância, até inutilizá-los, já que eles não medem com a mesma qualidade que deveriam. Por isso, para monitorá-los, é necessário determinar diretrizes de controle, de modo que se possa apurar e documentar regularmente a performance de seus indicadores.

Não é difícil. Tudo isso pode ser administrado facilmente em uma planilha de Excel, por exemplo – e nem é preciso ser especialista na ferramenta para fazê-lo. A palavra chave para gestão e monitoramento é organização. Se cada etapa não for bem definida e houver rigor em sua execução, corre-se o risco de comprometer todo o processo.

Mas fique tranquilo: o passo a passo abaixo lhe auxiliará nessa tarefa!

1º passo: definir a ficha técnica do indicador

Como tudo na vida, o gerenciamento de indicadores também exige que se comece do começo. A má definição de sua função pode acarretar desempenho insatisfatório. Por isso, o primeiro passo é delimitar seus indicadores: eles não podem ter a pretensão de abocanhar tarefas que caberiam a outros, mas também não podem ser imprecisos e não prover o que deles se espera.

Organize uma ficha técnica contendo nome, descrição, fórmula e tipo de métrica. Vamos a um exemplo prático – que usaremos em todo o passo a passo: suponha que você precise saber o percentual de notas fiscais entregues dentro do prazo. O nome do indicador será NFs entregues no prazo, descrito como percentual de NFs entregues no prazo em determinado período, regido pela fórmula número de NFs entregues no prazo/número de NFs emitidas, medida em porcentagem.

Pronto! Já temos a ficha técnica!

2º passo: apurar os indicadores

De quanto em quanto tempo é necessário coletar informações de seus indicadores? É aqui que entra a frequência de apuração, acompanhada inevitavelmente de disciplina. Se foi definido que o indicador será apurado a cada duas semanas, deve-se fazê-lo impreterivelmente; caso contrário, não será possível adotar a tempo as medidas necessárias segundo os resultados apresentados por ele.

Em nosso caso hipotético, a periodicidade da apuração poderia ser semanal. Sabendo, a cada semana, o percentual de NFs entregues no prazo, pode-se proporcionar os subsídios à definição dos passos seguintes.

3º passo: definir os responsáveis

Cada indicador deve ter um “dono” – ou mais, dependendo de sua complexidade –, alguém que se responsabilizará por apurá-lo. Caberá a essa pessoa coletar os dados que compõem a fórmula e, dentro dos prazos estipulados, sintetizar as informações.

Normalmente, o responsável pela apuração é uma pessoa diretamente relacionada à operação. No exemplo em que nos estamos baseando, faria sentido eleger o coordenador da área Fiscal como dono do indicador, já que ele gerencia a emissão de todas as notas, tem acesso aos dados e pode alimentar o indicador.

É preciso, também, escolher um responsável pelo reporte do indicador, alguém geralmente hierarquicamente superior, com poder de decisão, que avaliará as informações providas pelo indicador e, a partir delas, concluir quais ações serão tomadas.

O gerente ou o diretor da área poderia ser o responsável pelo reporte do indicador de percentual de NFs entregues no prazo.

4º passo: garantir a eficácia da fonte de dados

Não faz sentido algum cumprir todas as etapas anteriores se não existir uma fonte de dados precisa para alimentar o indicador. É função do responsável pela apuração garantir que haja documentação formal constante e organizada de tudo que for necessário ao cálculo da fórmula.

O gerente da área fiscal, em nosso caso, estaria incumbido de assegurar que sejam documentadas todas as emissões de nota fiscal, dentro ou fora do prazo, de modo que possam ser inseridos os valores na equação e, dela, extraídas informações para orientar a tomada de decisão.

5º passo: estabelecer a meta

O que seria do mundo sem as metas? Não deve existir sequer uma empresa em que a palavra nunca tenha sido mencionada. E ela vale para os indicadores também: conforme as informações forem apresentadas, pode-se estipular uma meta considerada ideal. Primeiro, determina-se o baseline, que representa o valor atual do indicador dentro do tempo de apuração. Em seguida, deve ser definida a variação que se espera no indicador e o período dentro do qual se pretende atingi-la.Um método bastante eficaz para estipulação das metas é o SMART, detalhado neste artigo do nosso blog.

Para o caso de NFs entregues no prazo, em uma situação hipotética, considere que o primeiro valor apontado pelo indicador seja de 70%. Depois de todo o processo feito, o responsável pela área poderia sugerir um aumento de 20% - para 90% - no período de dois meses. Finalmente temos a meta e o passo a passo completos!

Mas não se esqueça da nossa palavra-chave, organização. Para a gestão, é conveniente montar um dashboard compilando todos os indicadores monitorados pela área, proporcionando uma visão geral da operação.

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