Conheça a revisão de processos que otimizou o fluxo de atividades de TAX na BMW

A BMW é a marca automotiva premium número um do mundo. O grupo compreende as marcas BMW, MINI, Rolls-Royce e BMW Motorrad. São mais de 130 mil colaboradores, com operação em 140 países. 

Durante o ano de 2020, o Grupo passou por um período desafiador em termos de otimização de processos. A mudança na dinâmica do trabalho causada pela saída de colaboradores-chave para a empresa, e o aumento na quantidade de fiscalizações, incentivou as gestoras do time a encontrar soluções para garantir o Tax Compliance.

Foco na estratégia

Foi contratada uma consultoria para auxiliar na tarefa de diminuir o fluxo de atividades operacionais para que fosse possível focar na parte estratégica, além da qualidade técnica dos entregáveis da área. 

Através de ações como redução dos riscos fiscais, identificação de oportunidades, melhoria dos controles internos e análise do fornecimento de dados, a ideia era trazer uma otimização da estrutura do time a curto prazo, e a médio prazo ter um processo mais digitalizado e automatizado. Com uma mentalidade de ‘Keep it simple’ ou manter o mais simples possível, a estratégia focou em dois pilares, e conseguiu atingir grandes avanços:

Melhoria de processos: Tax Compliance Control (formalização do gerenciamento das atividades de compliance com a definição de responsabilidade e prazos em um workflow), melhoria na metodologia de revisão de entregas das obrigações acessórias, penalties financeiros para o parceiro em decorrência de erros na entregas e força tarefa na correção de erros de parâmetros do sistema. 

Qualidade técnica: Tratativa dos findings e recomendações das revisões fiscais periódicas, definição do fluxo de operações recorrentes não relevantes para o daily business, conclusão das revisões mensais atrasadas no fluxo de trabalho e conclusão de levantamento de créditos extemporâneos. 

O projeto ainda prevê melhorias nos mesmos pilares que estão em processo, ou que ainda vão iniciar em um futuro próximo, como a revisão dos controles internos, automatização do controle fiscal de entradas e a revisão de todos os regimes especiais aplicáveis.  

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